Polityka prywatności

Informacje ogólne

Administratorem Twoich danych osobowych jest zarządzający serwisem bike2office.pl (zwany Systemem) Bike2office sp. z o.o. z siedzibą w Komornikach, adres ul. Jagodowa 11/1, 62-052 Komorniki, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001130951, NIP 7773434738, REGON 529854712, kapitał zakładowy 120.000 zł, zwana dalej Administratorem.

W sprawach związanych z przetwarzaniem i ochroną danych osobowych możesz skontaktować się z Administratorem: 

1. mailowo na adres: iod@bike2office.pl, 
2. listownie na adres: Bike2office sp. z o.o. ul. Jagodowa 11/1, 62-052 Komorniki.

Korzystając z Systemu przekazujesz nam swoje dane osobowe. Dokument, który czytasz, zawiera ogólne informacje o zasadach, na jakich przetwarzamy Twoje dane osobowe oraz o przysługujących Ci w związku z tym prawach.

Dane osobowe zbierane przez Administratora są przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwane dalej RODO oraz ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. (Dz.U. z 2019 r. poz. 1781 ze zm.).

Cel i podstawa przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe, które nam podajesz korzystając z Systemu, w tym imię, nazwisko, adres poczty elektronicznej, numer telefonu, adres, IP urządzenia przetwarzane są:

1. w zakresie niezbędnym do nawiązania, zmiany, rozwiązania i prawidłowej realizacji świadczonych usług, w tym usług świadczonych drogą elektroniczną,
2. w celu rozpatrywania składanych reklamacji oraz roszczeń,
3. w celu obsługi innych zgłoszeń lub zapytań, które możesz do nas kierować.

W każdym z powyższych przypadków podstawą prawną przetwarzania danych, w zasadniczym zakresie, jest niezbędność do wykonania umowy zawartej z Administratorem bądź podjęcie działań zmierzających do jej zawarcia (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Przetwarzamy Twoje dane również w celu wywiązania się z obowiązków nałożonych na nas przepisami prawa, w szczególności wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych oraz przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Podstawą prawną takiego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Dane związane z korzystaniem z Systemu oraz informacje zapisane na koncie użytkownika przetwarzamy przede wszystkim w celu świadczenia usług drogą elektroniczną, prowadzenia konta użytkownika, zapewnienia bezpieczeństwa Systemu oraz obsługi jego funkcjonalności.

Będziemy także przetwarzać następujące dane w oparciu o prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust.1 lit. f) RODO):

1. Twoje dane w celu ustalenia lub dochodzenia przez nas roszczeń, a także w celu obrony przed takimi roszczeniami,
2. Twoje dane podane w pytaniu, skardze lub sugestii w celu udzielania odpowiedzi na Twoje pytania, skargi lub sugestie,
3. Twoje dane wskazane w ankiecie, o której wypełnienie możemy Cię poprosić w celu badania satysfakcji naszych klientów oraz określania jakości naszej obsługi,
4. Twoje dane, w celu prowadzenia badań i analiz statystycznych oraz w celu udoskonalania oferowanych przez nas usług i towarów,
5. Twoje dane, w celu zapewnienia bezpieczeństwa usług świadczonych przez nas drogą elektroniczną, w tym przeciwdziałania ewentualnym nadużyciom lub oszustwom.

Jeżeli udzielisz nam dobrowolnej zgody, będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe na podstawie tej zgody, jednak jej nieudzielenie nie pozbawi dostępu do naszych usług. Każdorazowo przetwarzanie danych będzie się odbywało w celu i zakresie wskazanym w treści zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Jeżeli łączy nas stosunek biznesowy, przetwarzamy dane, w tym np. dane identyfikacyjne i kontaktowe, które otrzymaliśmy bezpośrednio od Ciebie. W przypadku, gdy jesteś reprezentantem lub osobą kontaktową podmiotu będącego stroną umowy z Administratorem, Twoje dane mogliśmy otrzymać od tego podmiotu lub od podmiotu pośredniczącego w nawiązaniu współpracy.

Przetwarzamy w szczególności następujące kategorie danych osobowych: dane identyfikacyjne (np. imię, nazwisko), dane kontaktowe (np. adres e-mail, numer telefonu), dane dotyczące korzystania z Systemu, dane transakcyjne oraz dane techniczne (np. adres IP, dane o urządzeniu).

Odbiorcy danych osobowych

Będziemy udostępniać Twoje dane naszym pracownikom i współpracownikom, którzy muszą mieć dostęp do danych klientów, aby móc wykonywać zobowiązania Administratora lub w jego imieniu działania na rzecz klientów oraz podmiotom, które działają na nasze zlecenie, tj. dostawcom usług i rozwiązań informatycznych, podmiotom świadczącym usługi księgowe, pocztowe lub kurierskie, administracyjne, a także organom publicznym, w tym sądom, na ich uzasadnione żądanie, ubezpieczycielom i doradcom Administratora, w przypadku, gdy będzie to konieczne dla obrony Administratora przed roszczeniami lub w celu dochodzenia przez niego przysługujących mu roszczeń.

Możemy wykorzystywać usługi (i) analityki internetowej umożliwiającej nam badanie i analizowanie sposobu korzystania z Systemu przez użytkowników, zatem numery IP, informacje o urządzeniach użytkowników mogą być przetwarzane na serwerach znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w USA. Przepisy dotyczące ochrony danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym mogą nie zapewniać ochrony danych osobowych porównywalnej do ochrony gwarantowanej RODO. W związku z tym przekazanie danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy będzie odbywać się tylko w takim w zakresie, jaki jest niezbędny i tylko po wdrożeniu środków gwarantujących odpowiedną ochronę tych danych. Transfer może odbywać się do państw, w stosunku do których wydana została stosowna decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony danych osobowych lub z wykorzystaniem odpowiednich zabezpieczeń, w tym (i) standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską, (ii) wiążących reguł korporacyjnych zatwierdzonych przez organ nadzorczy.

W pozostałym zakresie nie będziemy przekazywać Twoich danych osobowych do państw trzecich (tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani do organizacji międzynarodowych.

Czas przetwarzania danych osobowych

Twoje dane osobowe będą przez nas przetwarzane dla celów realizacji umów związanych z korzystaniem z Systemu przez okres obowiązywania takiej umowy, przy czym możemy przedłużyć ten czas o okres przedawnienia roszczeń, jeśli przetwarzanie tych danych będzie niezbędne w celu ustalenia lub dochodzenia roszczeń, a także w celu obrony przed takimi roszczeniami.

W zakresie, w jakim Twoje dane osobowe są przez nas przetwarzane dla celów prowadzenia i obsługi Twojego konta użytkownika lub w celu pozostałych usług świadczonych drogą elektroniczną, będziemy je przetwarzać do momentu odpowiednio, Twojej rezygnacji z konta użytkownika w Systemie lub rezygnacji z usług świadczonych drogą elektroniczną. Możemy przedłużyć ten czas o okres przedawnienia roszczeń, jeśli przetwarzanie tych danych będzie niezbędne w celu ich dochodzenia, a także w celu obrony przed takimi roszczeniami.

Zależnie od danego stanu i odnośnych przepisów przechowywanie danych do okresu przedawnienia może trwać przez 3 lata (liczone do ostatniego dnia roku kalendarzowego następującego po upływie 3 lat od momentu zakończenia świadczenia usługi) albo nie dłużej niż 6 lat od zakończenia roku kalendarzowego w którym zaistniało zdarzenie mogące stanowić podstawę roszczeń.

W zakresie, w jakim Twoje dane osobowe są przetwarzane dla celów wywiązania się przez nas z obowiązków wynikających z przepisów prawa, będziemy je przetwarzać przez okres wynikający z takich przepisów.

W zakresie, w jakim Twoje dane osobowe są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, będziemy je przetwarzać do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu albo do czasu, gdy dane przestaną być niezbędne do realizacji tego interesu, w zależności od tego, które z tych zdarzeń nastąpi wcześniej.

W przypadku udzielenia zgody Twoje dane osobowe będą przetwarzane do momentu cofnięcia przez Ciebie zgody, ograniczenia zgody lub Twojego innego podobnego działania.

Niepodanie danych osobowych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niepodanie niektórych danych osobowych może uniemożliwić nam świadczenie Tobie usług drogą elektroniczną oraz uczestnictwo przez Ciebie w świadczeniach udostępnianych w ramach Systemu.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie stosujemy tzw. profilowania kwalifikowanego, polegającego na podejmowaniu zautomatyzowanych decyzji wywołujących wobec Ciebie skutki prawne lub istotnie mogących na Ciebie wpływać.
Jeżeli Twoje dane będą przedmiotem zautomatyzowanego podejmowania decyzji powodującej skutki prawne lub podobnie istotny wpływ, podejmowanie takich decyzji będzie odbywało się na zasadach określonych w treści klauzuli zgody, o której wyrażenie wystąpimy w odrębnym oświadczeniu.

Twoje Prawa

W związku z przetwarzaniem przez Administratora Twoich danych osobowych masz następujące prawa:

1. prawo do dostępu do Twoich danych osobowych, w tym prawo do informacji o danych osobowych oraz uzyskania kopii danych osobowych,
2. prawo do żądania sprostowania lub uzupełnienia Twoich danych osobowych, jeżeli są nieprawidłowe oraz prawo do uzupełnienia danych niekompletnych,
3. prawo do żądania ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych, 
4. prawo do żądania usunięcia Twoich danych osobowych,
5. prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych: w zakresie w jakim Twoje dane będą przetwarzane na podstawie Twojej zgody masz prawo do jej cofnięcia w dowolnym momencie, przy czym cofnięcie zgody nie wpływa na czynności przetwarzania dokonane przez nas na podstawie zgody przed jej cofnięciem,
6. prawo do cofnięcia zgody na komunikację marketingową,
7. prawo do przenoszenia Twoich danych osobowych,
8. prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, w tym w szczególności wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego;
9. prawo do wniesienia skargi do organu zajmującego się ochroną danych osobowych (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych) jeżeli uznasz, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących Ciebie narusza postanowienia RODO.

W przypadku skarg dotyczących Twoich danych osobowych możesz skontaktować się z odpowiednim organem ochrony danych. Właściwym organem ochrony danych w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Jeśli chcesz skorzystać z przysługujących praw lub potrzebujesz dodatkowych informacji zapraszamy do kontaktu z wykorzystaniem wskazanych powyżej danych kontaktowych.

Cookies

Pliki cookies to pliki z danymi informatycznymi, pełniące bardzo ważną funkcję - ułatwiające korzystanie z Internetu, pozwalające na lepsze, szybsze, bezpieczniejsze i wygodniejsze wykorzystywanie go.

W celu prawidłowego działania Systemu, Administrator korzysta z technologii plików Cookies, w oparciu o przepisy Rozporządzenia w sprawie poszanowania życia prywatnego oraz ochrony danych osobowych w łączności elektronicznej (Rozporządzenie e-Privacy). Cookies są to pakiety informacji zapisywane na Twoim urządzeniu za pośrednictwem Systemu, zwykle zawierające informacje zgodne z przeznaczeniem danego pliku, za pomocą których korzystasz ze strony internetowej bike2office.pl – są to zazwyczaj: adres serwisu, data umieszczenia pliku, data ważności pliku, unikalny numer i dodatkowe informacje zgodne z przeznaczeniem danego pliku.

Administrator wykorzystuje dwa rodzaje Cookies: tzw. Cookies sesyjne, które usuwane są trwale wraz z zakończeniem sesji przeglądarki strony, oraz – zbierane za Twoją zgodą wyrażoną poprzez ustawienia przeglądarki – tzw. trwałe Cookies, które pozostają na Twoim urządzeniu po zakończeniu sesji przeglądarki, aż do ich skasowania.

Na podstawie plików Cookies, zarówno sesyjnych, jak i trwałych, nie jest możliwe ustalenie Twojej tożsamości. Mechanizm Cookies nie pozwala na pobieranie jakichkolwiek danych osobowych.

Cookies strony internetowej są bezpieczne dla Twojego urządzenia, w szczególności nie umożliwiają one przedostanie się do urządzenia wirusów lub innego oprogramowania.

Pliki generowane bezpośrednio przez System nie mogą być odczytywane przez inne serwisy. Cookies Zewnętrzne (tj. Cookies zamieszczane przez partnerów Administratora, za uprzednią zgodą z Twojej strony poprzez wybór odpowiednich ustawień przeglądarki) mogą być odczytane przez serwer zewnętrzny.

Możesz wyłączyć zapisywanie Cookies na swoim urządzeniu, zgodnie z instrukcją producenta przeglądarki.

Administrator wykorzystuje Cookies własne w następujących celach: 

1. Twojego uwierzytelniania w Systemie i utrzymywania Twojej sesji,
2. konfiguracji strony internetowej i dostosowania zawartości stron do Twoich preferencji, takich jak: rozpoznanie Twojego urządzenia, zapamiętanie ustawień wybranych przez Ciebie,
3. zapewniania bezpieczeństwa danych przekazywanych przez Ciebie w celu korzystania ze strony internetowej,
4. przeprowadzania analiz i badań oglądalności strony internetowej,
5. świadczenia usług reklamowych przez Administratora.

Administrator wykorzystuje Cookies Zewnętrzne w następujących celach: tworzenia statystyk (anonimowych) pozwalających na optymalizowanie użyteczności Systemu za pośrednictwem narzędzi analitycznych takich jak Google Analytics.

Możesz samodzielnie zmienić ustawienia dotyczące Cookies w dowolnej chwili, określając warunki ich przechowywania, przez ustawienia przeglądarki internetowej. Możesz samodzielnie też usunąć zapisane na swoim urządzeniu Cookies w dowolnej chwili, zgodnie z instrukcją producenta przeglądarki.

Bezpieczeństwo danych osobowych

Administrator wdrożył procedury umożliwiające dostęp do danych osobowych jedynie osobom upoważnionym i jedynie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania. Administrator stosuje rozwiązania organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia, że wszystkie operacje na danych osobowych są rejestrowane i dokonywane tylko przez osoby uprawnione.

Zmiany w polityce prywatności

Oferta naszego Systemu i jego funkcjonalność zmienia się w czasie dopasowując do oczekiwań użytkowników. Podobnie zmieniają się wykorzystywane technologie, standardy i wymagania prawne, związane z prowadzeniem serwisów internetowych. Dlatego zastrzegamy sobie prawo zmiany polityki prywatności, z poszanowaniem praw nabytych. O zmianie tych zasad zostaniesz poinformowany z wyprzedzeniem.

Przyczyną zmiany Polityki w całości lub części może być między innymi wymóg dostosowania do zmian w przepisach prawa, standardów prywatności, rozszerzenia usług lub innych zmian (zwłaszcza w zakresie dotyczącym funkcjonalności Systemu), w tym aktualizacji Systemu.